Menghadapi Deadline Pekerjaan

Time is money…

Mungkin waktu adalah satu-satunya hal yang tidak akan bisa terulang bila telah terlewati. Oleh karenanya setiap detik waktu yang kita miliki harus bisa dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya sehingga kehidupan menjadi optimal. Salah satu hal tersulit dalam kehidupan kerja profesional seseorang adalah  mengatur waktu dengan baik. Bagi yang berprofesi sebagai konsultan atau terpilih sebagai kepala untuk menangani sebuah proyek ataupun dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari, pasti sering menghadapi tuntutan untuk menyelesaikan proyek sesuai tenggang waktu/deadline yang telah diberikan sebelumnya. Tugas yang kelihatannya mudah ini dapat menjadi sulit apabila tidak dilakukan hati-hati yang sering kali justru membuat waktu yang tersedia tidak cukup karena kita meremehkan hal-hal yang terdengar sepele. Beberapa cara yang mungkin bisa dilakukan untuk mengatasi hal ini :

·        Hal yang paling penting adalah memahami proyek yang akan ditangani. Hal ini mungkin terdengar sangat simpel, namun banyak kita yang tidak menyadarinya. Memang ada beberapa perbedaan yang alam cara pandang antara klien atau manajer yang memberi tugas dengan pelaksana tugas mengenai bagaimana cara menyelesaikan sebuah proyek atau bagaimana tampilan yang diharapkan. Ada baiknya untuk menanyakan mengenai hal-hal detail seperti, "Apa yang diharapkan setelah proyek ini selesai?" "Bagaimana bentuknya setelah selesai?" dan sebagainya. Semakin banyak pertanyaan yang diajukan, semakin besar kemungkinan pelaksana dan klien/manajer mampu menyamakan persepsi sehingga bentrokan yang mungkin terjadi mengenai proyek tersebut dapat dihindarkan.

·   Bagi proyek tersebut menjadi sub-sub bagian yang lebih kecil. Bagi tugas tersebut menjadi bagian-bagian kecil yang bisa dikerjakan terpisah, dan selesaikan berdasarkan urutan tugas. Hal ini akan memudahkan kita dalam penyelesaian tugas, sebab sering kali bila tidak dibagi-bagi, sebuah tugas akan terlihat sangat banyak dan terlalu rumit untuk diselesaikan.

Setelah membuat daftar tugas yang akan dikerjakan, langkah berikutnya adalah mengerjakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Beri tanda check untuk setiap tugas yang telah diselesaikan. Kemudian simak kembali daftar tersebut dengan seksama dan tuliskan berapa banyak waktu yang dibutuhkan sebelumnya untuk menyelesaikan tugas yang sama. Dengan melakukan perbandingan, dapat diketahui sejauh mana kita telah berhasil memperbaiki diri.

Lalu apa yang harus dilakukan dalam merencanakan tugas yang belum pernah dilakukan sebelumnya? Misalkan ketika mendapatkan kontrak sebagai konsultan untuk membuat sebuah situs baru. Mungkin kita tahu banyak tentang program-program penunjang yang akan digunakan untuk membangun, atau juga mungkin mahir dalam desain grafis/tampilan situs. Tapi satu hal yang menjadi kekurangan : kita mungkin tidak punya pengalaman membuat situs sendiri, dan untuk melakukannya perlu bantuan orang lain. Untuk mengatasinya, bertanyalah pada teman atau kerabat, siapa tahu ia pernah punya pengalaman membuat situs atau kenal dengan orang lain yang paham tentang seluk-beluk hal satu ini. Biasanya orang yang sudah profesional di bidang ini dengan senang hati akan memberikan masukan atau nasehat.

Yang sulit adalah bila ternyata kita meremehkan tugas yang diberikan, yang pada akhirnya tidak mampu diselesaikan tepat waktu. Kalau sudah begini, kira-kira apa yang harus dilakukan ya? Strategi pertama adalah menuliskan alasan-alasan mengapa keterlambatan itu terjadi, kemudian temuai atasan atau klien untuk bersama-sama mendiskusikannya. Mengakui kesalahan diri sendiri tanpa melakukan pembelaan sangat penting, bila kita mampu melakukannya, biasanya manajer atau klien kita akan berbesar hati memberi maaf (asalkan tidak terlalu sering). Bukan tidak mungkin mereka memberikan masukan baru, sehingga dengan waktu ekstra maka tugas tersebut dapat diselesaikan dengan lebih sempurna dari sebelumnya. Seandainya mereka marah? Terima saja, toh itu adalah kesalahan kita sendiri, yang penting kita sungguh-sungguh berniat menebus kesalahan tersebut.

Semoga bermanfaat…